少額予算でDX化のお手伝い
電子帳簿保存法対応
電子契約と電帳法に対応したクラウドシステム
紙でやりとりする契約書は捺印の必要があり、原本を2冊用意し、郵送・捺印・返送の手間がかかりますが、電子契約なら1回の作業で契約が完了いたします。
また、規定の印紙を貼る必要がありますが電子の場合は印紙代を節約することが可能です。
電子契約にはタイムスタンプという改竄防止機能がついており、近年施工された電子帳簿保存法に適合した機能が最初から付随しています。
電帳法対応時に電子契約の導入を合わせてご検討ください。
電子契約
契約書をPDFにする、または紙の契約書をスキャンしPDFに変換。
データを電子契約システム経由で相手方に送信。
相手方はメールで届いた契約書を確認し電子で捺印後に返信。
返信されたデータに電子サインをすることで契約完了いたします。
電子帳簿保存法
メールやインターネットからダウンロードした領収書や請求書は電子データとして保存することが義務付けれれました。
保存要件は「改竄防止」と「検索機能」の二つが必要です。
「パソコンに保存しているから大丈夫」「まだ猶予期間があるから大丈夫」「うちは中小企業だからしなくてもいい」などの誤解されている方がとても多いです。
2024年1月よりスタートしていますのでお早めに対応をご検討ください。
無料で電帳法に対応させる方法
改竄防止としてタイムスタンプを付与させ、検索機能としてファイル名を（日付_ 相手方名_金額）にすることで特別なシステムを使わず無料で電子帳簿保存法に対応させることが出来ます。
タイムスタンプ
【初期設定】アクロバットリーダー、環境設定、署名、タイムスタンプサーバーにhttp://ts.ssl.comを指定しデフォルトに設定。
【タイムスタンプ付与】受け取ったデータをアクロバットリーダーで開き、ツール、証明書を使用、タイムスタンプをクリックすると刻印完了です。
検索機能
日付、相手方名、金額の複合検索機能と範囲指定が要件となっていますが、ファイル名に規則性を持たせパソコンのファイル検索機能を利用することで電帳法対応の検索に準拠できます。
「20240101_相手方名_500000.pdf」
ご相談承ります。
詳細を伺うと導入する必要がない場合もあり、また対応が必須の場合であっても先延ばしにされているケースがあります。
相談は無料ですのでまずはお声がけください。