01
今の作業を確認
どの画面を開き、何を入力し、どこへ転記しているかを確認します。
BUSINESS AUTOMATION
AIで、どの仕事を
自動化・効率化できるのか
自社の仕事にAIを使えるのか判断できるよう、 業務別に「導入前」と「AI導入後」の違いをご紹介します。
業務改善イメージ
BEFORE → AFTER
Excelへ手入力
→
AIで自動集計
メールを毎回作成
→
定型文を自動作成
書類を探して転記
→
必要情報を整理
HOW TO READ
このページの見方
すべての業務を完全に自動化するのではなく、 人が判断する部分を残しながら、時間のかかる作業を減らします。
02
AIに任せる部分を選ぶ
繰り返し、整理、集計、下書きなど、自動化しやすい部分を見つけます。
03
人が最終確認
AIの結果をそのまま使わず、必要な確認や判断を人が行います。
USE CASES
業務別・導入前とAI導入後
現在使っているExcel、書類、メール、ホームページなどを活用しながら改善します。
表
Excel・CSVの集計
複数ファイルの売上や顧客データをまとめる作業。
導入前
毎月、複数の表を開いて手作業で集計
- コピーと貼り付けを繰り返す
- 集計漏れや入力ミスが起きやすい
- 担当者しか手順を把握していない
→
AI導入後
ファイルを指定して、決まった形式に自動集計
- 複数ファイルをまとめて処理
- 集計結果を別ファイルに保存
- 人は結果の確認に集中
見
見積書・請求書作成
顧客名や金額を転記して帳票を作る作業。
導入前
過去のファイルを複製し、項目を一つずつ変更
- 顧客名や日付の変更漏れ
- 金額の転記ミス
- 保存場所やファイル名がばらばら
→
AI導入後
必要事項を入力すると、帳票の下書きを自動作成
- 指定テンプレートへ自動入力
- 決まった名前で保存
- 最終確認後に発行
文
定型メール作成
案内、確認、催促など、似た内容のメール作成。
導入前
過去のメールを探し、内容を書き換える
- 文章を探す時間がかかる
- 顧客名や案件名の変更漏れ
- 担当者によって文面が異なる
→
AI導入後
用途と必要事項から、メールの下書きを作成
- 文面の形式を統一
- 相手に合わせて表現を調整
- 人が確認してから送信
書
書類整理
紙やPDFに分散した情報を整理する作業。
導入前
書類を一枚ずつ確認し、必要事項を転記
- 目的の書類を探す時間が長い
- 転記する項目が多い
- 整理方法が担当者ごとに違う
→
AI導入後
必要な情報を抽出し、一覧にまとめる
- 書類ごとの情報を整理
- 検索しやすい一覧を作成
- 不足項目だけ人が確認
客
顧客情報整理
問い合わせや取引履歴を顧客ごとにまとめる作業。
導入前
メール、Excel、紙の情報が別々に保存されている
- 必要情報を探すのに時間がかかる
- 重複登録が発生する
- 対応履歴が共有されにくい
→
AI導入後
顧客ごとに情報を整理し、確認しやすくする
- 情報を同じ形式に統一
- 重複候補を確認
- 対応履歴を一覧化
報
日報・報告書作成
複数人の報告内容をまとめる作業。
導入前
報告内容を読み、同じ形式へ手作業で整理
- 文章の長さや書き方がばらばら
- 重要事項を見落としやすい
- 毎日・毎月の作成に時間がかかる
→
AI導入後
報告内容を要約し、決まった形式へ整理
- 重要事項を抽出
- 項目ごとに分類
- 人が内容を確認して完成
WEB
ホームページ更新
文章、表、商品情報などを更新する作業。
導入前
制作会社へ依頼するか、HTMLを手作業で修正
- 小さな修正でも時間がかかる
- 表示崩れが不安
- 複数ページの変更が大変
→
AI導入後
変更内容を伝え、修正案やコードを作成
- 文章や表をまとめて更新
- 修正箇所を確認しやすい
- バックアップ後に反映
整
ファイル整理
大量のファイル名変更やフォルダ分け。
導入前
ファイルを一つずつ開き、名前を変更して移動
- 単純作業に長時間かかる
- 命名ルールが統一されない
- 入れ間違いが発生する
→
AI導入後
ルールに沿ってファイルを一括整理
- ファイル名をまとめて変更
- 種類や日付で自動分類
- 処理結果を一覧で確認
SNS
SNS投稿文作成
商品やイベント情報から投稿文を作る作業。
導入前
毎回ゼロから文章を考える
- 投稿作成に時間がかかる
- 内容が似たり、情報が漏れたりする
- SNSごとの書き分けが難しい
→
AI導入後
元情報から、用途別の投稿文を下書き
- Instagram・Xなどに合わせて調整
- 複数案をまとめて作成
- 最終確認後に投稿
会
会議録整理
会議内容を要約し、決定事項をまとめる作業。
導入前
メモや録音を見返して、議事録を作成
- 会議後の整理に時間がかかる
- 決定事項と雑談が混ざる
- 担当者ごとに書き方が違う
→
AI導入後
内容を要約し、決定事項と担当業務を整理
- 議題ごとに要点を分類
- 担当者と期限を抽出
- 人が確認して共有
CHECK POINT
このような仕事は、改善できる可能性があります。
特に、同じ手順を繰り返す仕事や、 情報を探す・移す・まとめる仕事はAIと相性がよい傾向があります。
毎日・毎週・毎月、同じ手順で行っている
Excelや別のシステムへ何度も転記している
過去の文章やファイルを探して再利用している
大量の情報を分類・整理している
担当者しか手順を分かっていない
IMPORTANT
すべての業務を、自動化できるわけではありません。
使用中のソフト、データの形式、安全性、作業の複雑さによって、 自動化できる範囲は異なります。
- 人の判断が必要な業務は残します
- 顧客情報や個人情報の扱いを確認します
- AIの結果は必ず人が確認します
- 本番データを変更する前にバックアップを取ります
- 大規模な開発は別途お見積もりとなります